Nachfolgend möchte ich über die Verarbeitung personenbezogener Daten im
Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und
Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist
Regina Paul
Birkenweg 6
22926 Ahrensburg
Email: kontakt(at)nach-draussen.de
Tel: +4941027086852
Weitere Informationen finden Sie im Impressum meiner
Internetseite unter https://www.nach-draussen.de/impressum/.
Hinweis: Soweit Sie die
Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die
Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die
Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die
Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die
jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der
„Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können,
dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie
ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und
deren Verwendung
Die Erhebung dieser Daten erfolgt zur Durchführung von Telefonkonferenzen,
Online-Meetings, Videokonferenzen, Webinare und/oder Gruppencoachings
(nachfolgend „Online-Meetings“).
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der
Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der
Teilnahme an einem „Online-Meeting“ angeben. Folgende personenbezogene Daten
sind dabei Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn
„Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung
(optional) - Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen,
Geräte-/Hardware-Informationen - Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei
aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. - Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und
Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des
Geräts gespeichert werden. - Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-,
Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen
gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und
ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio
zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten
vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts
verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die
„Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu
betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
3. Umfang der Verarbeitung
Ich verwende „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn ich
„Online-Meetings“ aufzeichnen möchte, werde ich Ihnen das im Vorwege
transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines
Online-Meetings erforderlich ist, werde ich die Chatinhalte protokollieren. Das
wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren kann ich für Zwecke der Aufzeichnung und
Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von
Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Im Falle von Gruppencoachings wird das Online-Meeting aufgezeichnet und
ausschließlich den Teilnehmern online zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise
ist es möglich, dass Teilnehmer, die eine Session nicht wahrnehmen können,
diese im Nachgang ansehen können bzw. das bestimmte Inhalte nochmals vertieft
werden können.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte
über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und
Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei
„Zoom“ gespeichert werden.
Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer
softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist
deaktiviert.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht
zum Einsatz.
4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von
„Online-Meetings“ ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Meetings im
Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Soweit für Aufzeichnungen
von Online-Meetings eine Einwilligung erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage für
die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1. S. 1 lit. a DSGVO.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art.
6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven
Durchführung von „Online-Meetings“.
5. Dauer der Speicherung der Daten
Ich lösche personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis
für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann
bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur
erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder
abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine
Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Evtl. erfolgte Aufzeichnungen werden von mir 14 Tage nach Ende des Online-Meetings
gelöscht.
6. Ort der Verarbeitung der Daten
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird.
Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem
Drittland statt. Die Datenschutzbestimmungen von „Zoom“ können Sie hier
einsehen: https://zoom.us/privacy. Ich habe mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag
geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy
Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., die sie unter https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active aufrufen können, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog.
EU-Standardvertragsklauseln garantiert, welche Sie hier: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex%3A32010D0087 einsehen können.
7. Weitergabe von Daten an Dritte
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an
„Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte
weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten
Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen
Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um daraus resultierende Informationen
mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren, sie damit zur
Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis
von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres
Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
8. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß
Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit mir
gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ich die
Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft
nicht mehr fortführen darf; - gemäß
Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von mir verarbeiteten
personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft
über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten,
die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt
wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts
auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder
Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer
Daten, sofern diese nicht bei mir erhoben wurden, sowie über das Bestehen
einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und
ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; - gemäß
Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder
Vervollständigung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu
verlangen; - gemäß
Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei mir gespeicherten
personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur
Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur
Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen
Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen erforderlich ist; - gemäß
Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von
Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren
Löschung ablehnen und ich die Daten nicht mehr benötige, Sie jedoch diese
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die
Verarbeitung eingelegt haben; - gemäß
Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie mir
bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und
maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen
anderen Verantwortlichen zu verlangen und - gemäß
Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der
Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen
Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.
9. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten
Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch
gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür
Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie
von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die oben
angegebene Mailadresse.
10. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Ich überarbeite diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der
Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand der Datenschutzhinweise: März 2020.